Das Meeting via Videokonferenz

Wenn das Home Office zum zentralen Arbeitsplatz wird, werden Besprechungen per Videolösung immer wichtiger.

Aufgrund der Koronakrise waren Unternehmen auf der ganzen Welt gezwungen, auf Home Offices und damit verbundene virtuelle Veranstaltungen umzusteigen. Die Nutzung von Videokonferenzen hat in weniger als zwei Monaten weltweit um 100 bis 300 Prozent zugenommen. In Deutschland betrug der Anstieg sogar 350 Prozent. Aufgrund der Eile, mit der Besprechungen und Ereignisse in die virtuelle Umgebung verschoben wurden, sollten die folgenden Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden, um Sicherheits- und Datenschutzverletzungen bei Videokonferenzen zu verhindern:

Achtung bei der Weiterleitung von Meeting-IDs

Die Veröffentlichung von Meeting-IDs in sozialen Medien, auf Websites oder in öffentlichen Foren kann unerwünschte Teilnehmer anziehen. Dies gilt auch, wenn die Veranstaltung für viele Personen gedacht ist. Die Verwendung eindeutiger Besprechungs-IDs ist eine von uns empfohlene Mindestsicherheitsmaßnahme.

Verwenden Sie Passwörter

Das Einrichten von Passwörtern für Moderatoren und Teilnehmer erhöht die Sicherheit Ihrer Veranstaltung. Das Moderatorpasswort muss vom Vorsitzenden zu Beginn der Sitzung eingegeben werden. Im Gegenzug können nur Personen mit dem richtigen Teilnehmerpasswort an der Besprechung teilnehmen. Einige Videokonferenzdienste verfügen auch über eine erweiterte Betrugserkennung. Es registriert wiederholte Registrierungsfehler, was bedeutet, dass nicht autorisierte Personen erkannt werden, die speziell Besprechungs-IDs ausprobieren.

Lesen Sie die Datenschutzrichtlinien des Anbieters

Zahlreiche Dienstleister geben Daten an Dritte weiter. Einige geben personenbezogene Daten weiter, andere liefern nur aggregierte Informationen wie Anrufdauer, Standort und Anzahl der Teilnehmer. Sollten personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden, müssen diese Anbieter dies den Sitzungsteilnehmern gesetzlich mitteilen. Im Zweifelsfall sollten die Datenschutzrichtlinien erneut von einem Rechtsberater überprüft werden.

Immer ein Auge auf die Meeting-Teilnehmer

Mit den meisten Lösungen können Moderatoren verfolgen, wer an der Besprechung teilnimmt. Sie können häufig akustische Warnungen verwenden, um anzukündigen, dass Sie dem Besprechungsraum beitreten. Einige Systeme arbeiten auch mit Eingabe- und Ausgabebannern. Diese zeigen den Namen der teilnehmenden Teilnehmer. Als Moderator sollten Sie im Auge behalten, wer an der Veranstaltung teilnimmt. Wenn unbekannte oder anonyme Teilnehmer erscheinen, sollten Sie sie bitten, ihre Identität preiszugeben oder zu bestätigen.

Umgang mit Kontrollfunktionen

Wenn Personen illegal an Ihrer Videokonferenz teilnehmen, können Sie sie mit den meisten Lösungen ausschließen. Als Moderator sollten Sie das Meeting auch blockieren, sobald alle Teilnehmer anwesend sind. Dies verhindert das Abhören vertraulicher Informationen. Es kann vorkommen, dass Moderatoren ihre persönliche Besprechungs-ID für aufeinanderfolgende Veranstaltungen verwenden. Wenn die vorherige Veranstaltung länger dauert als ursprünglich geplant, können die Teilnehmer des nächsten Meetings bereits teilnehmen und zuhören. Wenn Sie also zwei aufeinanderfolgende Besprechungen einrichten, sollten Sie immer eindeutige Besprechungs-IDs verwenden.

Kontrolloptionen für große Meetings und Veranstaltungen

Wenn Sie häufig Besprechungen mit mehr als 25 Personen organisieren, sollten Sie in Lösungen mit erweiterten Sicherheitsfunktionen investieren. Sie können sie beispielsweise zum Delegieren von Überwachung und Kontrolle sowie zum Moderieren von Frage- und Antwortsitzungen verwenden.

Vermeiden Sie Downloadverzögerungen

Manchmal verzögert sich der Beginn des Meetings, da die Teilnehmer bei Lösungen Software installieren müssen. Der browserbasierte Echtzeit-Kommunikationsstandard WebRTC ermöglicht die Teilnahme per Mausklick direkt im Browser und spart so Zeit.

Halten Sie sich an die Sicherheitsregeln

Die meisten Cyber-Angriffe beginnen mit einer Phishing-Kampagne. Wenn Sie einen Link für eine Videokonferenz per E-Mail oder über soziale Medien erhalten, müssen Sie möglicherweise den Absender kontaktieren, um die Legitimität zu überprüfen. Öffnen Sie niemals Links und Anhänge in E-Mails von unbekannten Absendern. Beachten Sie auch die klassischen Verweise auf Cyberkriminalität, z. B. Rechtschreibfehler in URLs und E-Mails.